Pada posting kali ini saya akan membahas tentang Miling Merge atau kita sering sebut Surat Masal beserta tutorial pembuatanya.
Apa itu Mailing Merge ?
Yakni sebuah fungsi pada Microsoft Word yang digunakan untuk membuat surat massal dengan format dan isi yang sama dengan tujuan yang berbeda. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan format sama akan tetapi dengan isi yang berbeda.
Yups fungsi ini sangat bermanfaat bagi kita untuk membuat surat dalam jumlah yang banyak dengan penerima yang berbeda - beda.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya
Ok langsung saja kita memulai membuat Mailing Merge (Surat Masal)
1. Kita buat dulu dokumen masternya (Menggunakan MS Word) :
pada contoh gambar di atas kita akan membuat nama dan alamat yang berbeda dalam jumlah tertentu tapi dengan prihal yang sama yaitu undangan pernikahan.
maka kita membuat bentuk master dokumennya seperti di atas (Kosongkan nama dan alamat)
2. Setelah memiliki master dokumen maka teman - teman bisa simpan dulu filenya.
selanjutnya ada laha membuat data sourcenya (pada contoh yang saya sajiakan adalah nama dan alamat). Untuk membuat data source saya menggunakan MS Accsess :
Masuk ke MS Accsess pilih blank database dan buat nama database beserta save file locationya
setelah itu pilih menu desigen view untuk membuat kolomnya......
bei nama tabel yang akan kita buat klik OK dan Save!
hilangkan primary key dikolom pertama / non aktifkan primary key!
buat nama kolom sesuai apa yang akan kita perbanya pada master dokumen tadi!
pada contoh kita membutuhkan nama dan alamat kemudian isi tipe data text.
kemudian save.
setelah itu kembali ke datasheet view dan tampilan akan seperti gambar diatas.
isi nama dan alamat yang akan di perbanyak/masal.
setelah semua dirasa selesai save file dan teman - teman bisa tutup/close MS Accsess nya.
Buka file dokumen master tadi, pada menu bar pilih Mailing dan klik use existing list.
Maka Teman - teman akan di perintahkan untuk membuka database yang telah kita buat tadi pilih dan open!
letakan krusor di tempat yang akan diisi, pada contoh ini kita letakan di nama kemudian insert marge field dan pilih nama begitupun di alamatnya.
Setelah itu akan tampil seperti pada gambar di atas,
Untuk memastikan tidak ada yang salah, gunakan fungsi preview result dan disampingya ada kolom halaman untuk mengecek satu prsatu halaman.
Setelah selesai klik Finish & Marge dan jika ada yang ingin di edit pilih edit individual documen.
Pilih all maka akan semua file berdasarkan database akan muncul dengan master dokument yang sama
Selasai sudah kita membuat Mailing Merge,...^__^
Sampai disini Penjelasan dan tutorial Mailing Marge dari saya jika ada kesalahan mohon tanggapan di kolom komentar,.
Terimakasih dan semoga bermanfaat......
0 komentar:
Post a Comment
"Terimakasih telah berkunjung di Blog saya semoga bermanfaat"